Door Pascale Petiet | donderdag 21 februari 2019 - 08:39

Het beste boekhoudprogramma kiezen als MKB’er. 5 tips

An elegant businessman standing with his back in front of urban wall full of arrows pointing in different directions conceptSteeds meer MKB-ondernemers stappen over op online administratie. Door het grote aanbod van boekhoudprogramma´s is het best lastig een passend pakket te kiezen. Neem hiervoor uitgebreid de tijd en kies met beleid. Heb je eenmaal de hele administratie in een systeem gezet, dan stap je namelijk niet meer zo makkelijk over. Gegevens zijn niet zomaar in te lezen uit een ander systeem en moeten dan handmatig worden overgezet. Om je te helpen het juiste pakket voor jouw bedrijf te kiezen, geven we je in dit artikel vijf belangrijke tips:

1. Automatiseer 70% van je administratie

Denk na over wat je wilt uitbesteden. De mogelijkheden variëren van het zelf invoeren van alle bonnetjes tot een volledig geautomatiseerd finance & control systeem waarbij de financieel professional je alleen nog de betalingen voor akkoord voorlegt en jou met maandelijkse overzichten op de hoogte houdt. Ons advies is om je online administratie tot 70% volledig automatisch te laten verlopen. Hiervoor is het handig een breed en flexibel pakket te kiezen, dat wil zeggen, eentje die gemakkelijk is uit te breiden met modules zoals facturering, salarisadministratie, CRM, sales, begroting en dergelijke. Dit bespaart je veel tijd en energie, waardoor er meer ruimte is voor strategisch advies.

2. Weet welke informatie je eruit wilt halen

Wees kritisch. Veel boekhoudprogramma´s bieden een zee aan mogelijkheden. Basis functionaliteiten zoals balans, winst- en verliesrekening, het kunnen opstellen van offertes, facturen en belastingaangiftes mag je eigenlijk altijd verwachten. Maar hoe meer je boekhoudprogramma kan, des te ingewikkelder (en duurder) het wordt. Focus je op de functionaliteiten die je écht nodig hebt, en neem eventueel extra modules als je meer functies wenst. Helaas is er geen boekhoudsoftware die alle informatie die je zoekt op maat kan aanleveren. Je zal pakketten moeten gaan koppelen die elkaars ‘taal’ verstaan.

3. Check de betrouwbaarheid van de boekhoudsoftware

Er komen steeds meer boekhoudsoftwarepakketten op de markt. Dat is mooi, want dit houdt de prijs van de grote aanbieders ook scherp. Ons advies is eerst goed te kijken naar de grootte en historie van de organisatie. - Zet de organisatie jouw gegevens op goed beveiligde servers? - Zit er groot kapitaal achter zodat ze ook in de verre toekomst nog bestaan? - Is het een innovatieve club, die het pakket steeds weer wil en ook kan (financieel technisch) verbeteren? - Is de technische helpdesk goed geregeld?

Download 5-stappenplan

4. Check de gebruiksvriendelijkheid

Heb je veel boekhoudkundige ervaring, dan kun je goed overweg met uitgebreide pakketten zoals Exact online. Heb je dat niet, maar wil je wel begrijpen waar je mee bezig bent, dan is Yuki een heel geschikt pakket.

5. Lees altijd de kleine lettertjes

Sommige boekhoudsoftwarepakketten laten je betalen voor installatie, updates, onderhoud, hosting en voor elke minuut van de helpdesk. Zo wordt een goedkoop pakket toch nog een duur pakket. Check daarnaast ook nog even deze kleine lettertjes:

  • Hoe makkelijk is het op te zeggen?
  • Hoe lang is het opzegtermijn?
  • Heb je een proeftermijn?
  • Hoe is de aansprakelijkheid bij calamiteiten geregeld?

Stappenplan: in 5 stappen overstappen op online administratie

De keuze voor een online boekhoudprogramma is slechts de eerste stap richting het automatiseren van je administratie. In totaal zijn er vijf stappen die je kunt nalezen in ons stappenplan. Dus wil jij sneller en makkelijker boekhouden en meer uit je cijfers kunnen halen, download dan ons stappenplan.

Download 5-stappenplan

Onderwerpen: online administratie, boekhoudprogramma´s, tips